Fiche de poste

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Secteur d’activité Secrétariat Assistance de Direction
Métier / Poste Secrétaire administratif / administrative
Effectif 1
Lieux Cotonou
Résumé du poste Le/la Technicien(ne) en Secrétariat, Opérateur/trice bureauticien(ne) réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax,) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise. Il/Elle prend en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...). L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, ...).
Principales activités
  • Accueillir une clientèle
  • Planifier des rendez-vous
  • Orienter les personnes selon leur demande
  • Réaliser la gestion administrative du courrier
  • Saisir des documents numériques
  • Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
  • Mettre à jour une documentation technique
  • Archiver des dossiers et documents de référence
  • Indexer des dossiers et documents de référence
  • Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
  • Construire un dossier professionnel
  • Réaliser une gestion administrative
Compétences requises
  • Sténographie
  • Techniques de prise de notes
  • Outils bureautiques
  • Règles d'affranchissement du courrier
  • Modalités d'accueil
  • Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
  • Normes rédactionnelles
  • Techniques de saisie avec dictaphone
  • Méthode de classement et d'archivage
Aptitudes
Diplôme BAC en secrétariat, bureautique ou domaines connexes